Um grupo de whatsapp condomínio pode ser um grande aliado na vida de um síndico, ajudando a poupar tempo, recursos e tornando a comunicação muito mais rápida e eficiente.
Para que isso ocorra, no entanto, é preciso ter cautela e planejar com cuidado como a ferramenta será utilizada.
Neste artigo vamos apresentar 7 dicas para você criar e administrar um grupo de whatsapp condomínio da forma mais segura e inteligente. Quer aprender? Então prossiga com a leitura!
1 – Escolha o tipo de grupo
O primeiro passo para a criação de um grupo de whatsapp condomínio é a escolha do tipo de grupo. Atualmente, existem duas modalidades de grupo: o comum e o restrito.
No primeiro, qualquer participante consegue interagir e enviar mensagens escritas, áudios, vídeos e imagens. Já no segundo somente o criador e os administradores do grupo possuem esse poder.
Portanto, o primeiro passo é decidir se o grupo funcionará de forma restrita ou se os moradores poderão enviar mensagens e questionar os avisos, comunicados e demais conteúdos que serão compartilhados.
Caso opte por um grupo comum é fundamental estabelecer regras e penalizações a fim de manter o grupo organizado e focado.
2 – Crie regras
Em muitos casos, devido ao grande número de participantes e a intensa troca de mensagens entre eles, os avisos no grupo de whatsapp condomínio podem acabar se perdendo, gerando divergências de informações e conflitos entre os condôminos.
Para evitar que o grupo vire uma grande bagunça e cumpra com a sua missão de ser o melhor canal de comunicação para todos, aqui vão algumas dicas:
Proíba o uso de palavrão
Não permita o envio de mídias (imagens, vídeos, links)
Proibir o compartilhamento de serviços
Recomendar que os participantes utilizem a linguagem escrita ao invés de áudios
Em caso de descumprimento das regras o participante poderá ser banido temporária ou definitivamente do grupo
Tais informações devem ser inseridas na descrição do grupo para que todos os participantes possam ter acesso.
Os responsáveis por fazer cumprir as regras definidas são os administradores, dos quais falaremos daqui a pouco.
3 – Obtenha as autorizações
Apesar de ser extremamente simples criar um grupo de whatsapp condomínio, nada de se empolgar e fazer isso do nada pois você pode acabar com um grave problema.
Isso porque, ao criar um grupo de whatsapp os números dos contatos ficam visíveis na lista de participantes do grupo, e como o número de telefone é algo particular e pessoal, algumas pessoas podem não gostar dessa exposição.
Portanto, antes de criar o grupo é preciso obter uma autorização formal de cada morador onde o mesmo demonstre estar ciente das condições de participação e autorize o seu ingresso.
Para isto será necessário realizar uma assembleia para discutir a ideia e uma vez aprovada, basta criar um formulário com as informações necessárias.
4 – Promova administradores
Para que o grupo de whatsapp condomínio seja um ambiente saudável, seguro e organizado não basta apenas criar regras como também garantir que elas estão sendo cumpridas.
Esta é uma tarefa que pode ser bastante difícil para um síndico, por isso você deverá contar com uma ou duas pessoas, a depender da quantidade de participantes em seu grupo, que ficarão responsáveis por garantir o cumprimento das regras.
Os chamados administradores auxiliam o síndico monitorando as mensagens trocadas, respondendo dúvidas, repassando comunicados e avisos, banindo membros que violam as regras, entre outras ações que visam o bom funcionamento do grupo.
Os administradores não só podem como devem ser moradores do condomínio e é essencial que disponham de tempo para auxiliar na função.
5 – Cuidado com a linguagem
A linguagem é parte fundamental da comunicação, e se tratando de recados e avisos dentro de um grupo de whatsapp condomínio é preciso ter cuidado redobrado!
Para evitar problemas nesse sentido siga as dicas a seguir:
- Evite o uso de abreviações (vc, pq, gnt, blz…)
- Se tiver dúvidas a respeito da grafia de alguma palavra pesquise antes de escrever
- Mantenha o corretor ligado enquanto escreve
- Não escreva em caixa alta a menos que queira destacar alguma informação
- Não esqueça de usar vírgula, ponto final e quebra de linhas
- Procure não se estender demais ao escrever um comunicado ou aviso. Seja claro, breve e objetivo.
6 – Crie um modelo de postagem
Para deixar a comunicação mais refinada e esteticamente agradável você pode criar um design personalizado para suas mensagens através do Canva.
O processo é simples e intuitivo e não requer nenhum conhecimento técnico em edição, podendo ser feito através do celular ou do computador.
Basta escolher entre os milhares de templates editáveis gratuitos disponíveis na plataforma e inserir o texto que deseja compartilhar pelo whatsapp.
Outra forma simples de personalizar as mensagens é utilizando os emojis do próprio mensageiro, mas atenção: o uso deve ser moderado e as figuras devem ter conexão com a mensagem escrita.
7 – Medidas de Segurança
É praticamente impossível falar em grupos de whatsapp condomínio sem falar em segurança, afinal, como citamos no terceiro tópico do artigo, criar um grupo de whatsapp resulta na exposição dos contatos dos moradores.
Para usufruir dos benefícios do grupo sem preocupações tome alguns cuidados simples. Para isto, siga as recomendações abaixo:
- Todo e qualquer assunto sobre o condomínio deve ser tratado dentro do grupo de maneira coletiva.
- Oriente os moradores a não responderem mensagens enviadas por outros participantes fora do grupo.
- Caso algum participante entre em contato de maneira privativa com outro participante, o mesmo deve receber uma denuncia
- Recomende aos membros que restrinjam a exibição da foto de perfil para apenas contatos
8 – Considere criar mais de um grupo de whatsapp
Por fim, vale considerar a criação de mais de um grupo de whatsapp condomínio afim de organizar melhor as diferentes demandas.
A ideia é que se crie um grupo somente para agendamentos de uso de áreas comuns, outro para reclamações e dúvidas, outro para denúncias, e assim por diante.
Essa estratégia visa uma melhor organização e reduz as possíveis problemáticas resultantes de um único grupo com muitos moradores e diferentes assuntos sendo tratados de forma simultânea.
Conclusão
Criar e administrar um grupo de whatsapp condomínio pode não ser tão simples, porém a simples idéia de não perder mais tempo imprimindo e colando papéis nas paredes do condomínio já é motivo suficiente para você aderir a ideia.
Todavia, é importante ressaltar que apesar de servir como canal de comunicação para envio de avisos e comunicados, um grupo de whatsapp condomínio não substitui a sinalização com placas. E por falar nisso, que tal conhecer quais avisos e placas não podem faltar em seu condomínio?
